Verkostomaisessa yhteistyössä digitaalinen ja inhimillinen ovat erottamaton parivaljakko
Tuuli Toivikko & Kirsimarja Blomqvist
Koronapandemian vaikutuksia yhteiskunnallisesta ja inhimillisestä näkökulmasta käsittelevä kirja Koronapandemia, työ ja yhteiskunta. Muuttuiko Suomi? (toim. Anne Mäkikangas ja Pasi Pyöriä) ilmestyi keväällä 2023. REPAIR-hankkeessa mukana olevat nuorempi tutkija Tuuli Toivikko (LUT) ja professori Kirsimarja Blomqvist (LUT) kirjoittivat teokseen luvun yhdessä emeritusprofessori Matti Vartiaisen (Aalto) ja väitöskirjatutkija Niina Salon (LUT) kanssa. Tässä blogissa Toivikko ja Blomqvist avaavat kirjalukuunsa perustuen ihmisen ja teknologian yhteensovittamista sosiomateriaalisesta näkökulmasta.
Pandemia vakiinnutti digitaalisen yhteistyön osaksi tietotyön arkea
Kun koronapandemian mukanaan tuomien rajoitusten myötä kasvokkain kokoontuminen ei ollut enää mahdollista, suuretkin ryhmät kokoontuivat teknologiavälitteisesti. Virtuaalisessa ympäristössä oli ratkottava arkisten tehtävien lisäksi myös monimutkaisia ongelmia, jotka edellyttivät osaamista eri alojen asiantuntijoilta yli organisaatiorajojen. Kirjanluvussa tarkastelimme virtuaalisen vuorovaikutuksen ja tiedon luomisen onnistumista suurissa ryhmissä. Ryhmien koon lisäksi monialaisuus tuo digitaaliseen työskentelyyn omat haasteensa: asiantuntijat eivät välttämättä puhu samoilla käsitteillä eivätkä tunne entuudestaan ihmisiä, joiden kanssa luovat uutta tietoa. Mikä sitten sai eri organisaatioista ja eri aloilta tulevat ihmiset sitoutumaan ja työskentelemään tuloksellisesti digitaalisessa ympäristössä?
Kokonaisvaltainen tarkastelu auttaa ymmärtämään digitaalista yhteistyöstä
Teknologia on mahdollistanut suurten ryhmien digitaalisen työskentelyn jo pitkään. Kuitenkin vasta koronapandemian myötä teknologiavälitteisestä yhteistyöstä tuli arkea. Ymmärtääksemme, mitä asiantuntijatiedon virtuaalinen jakaminen ja uuden tiedon luominen isossa joukossa edellyttää, lähestyimme tapausesimerkkejä sosiomateriaalisesta näkökulmasta. Teknologia tai ihmiset erikseen eivät määritä sitä, millaiseksi yhteistyö digitaalisessa ympäristössä muodostuu. Jotta yhteistyön edellytyksiä voidaan ymmärtää, näitä on voitava tarkastella yhdessä sosiomateriaalisen viitekehyksen avulla.
Usein sosiomateriaalisuudella viitataan teknologian ja sosiaalisten prosessien yhteenkietoutuneisuuteen, kun taas sosio-tekninen lähestymistapa jakaa sosiaaliset ja teknologiset ulottuvuudet erillisiksi toisiaan tukeviksi tekijöiksi. Molemmat näkökulmat ovat hedelmällisiä ja tärkeitä, sillä käytännössä rajanveto asioiden välillä, jotka teknologia mahdollistaa, ja joita yksilö tai ryhmä tuo mukanaan työskentelyyn, on vaikeaa. Toisinaan on kuitenkin eriteltävä, onko tarkastelun kohteena teknologinen vai sosiaalinen/ inhimillinen ulottuvuus.
Tapaustutkimuksessamme perehdyimme virtuaalisen asiantuntijayhteisön työskentelyn edellytyksiin analysoiden, millaisia toimintapotentiaaleja tarvittiin, jotta virtuaalinen verkosto kykeni työstämään sille annetun tehtävän määräajassa. Koronapandemian estäessä kasvokkaiset tapaamiset, tarkastelun kohteena oli, miten Fast Expert Teams -työskentelymallilla toteutettiin organisoitumista ja työskentelyä.
Fast Expert Teams -työskentelyllä kohti onnistunutta digitaalista yhteistyötä
Tarkastelemme kirjaluvussa tietojohtamisen professori Kirsimarja Blomqvistin kehittämää Fast Expert Teams –mallia, joka tuo yhteen määräaikaisen asiantuntijaverkoston, jossa tiimit ratkovat kompleksisia ongelmia digitaalisessa ympäristössä. Työskentely on luonteeltaan kehkeytyvää ja muovautuvaa. Keväällä 2020 ja 2021 toteutetuista FET-työskentelyistä kerätyn datan pohjalta analysoimme tekijöitä, jotka tukivat yhteistyön onnistumista. FET-verkoston tiimit tuottivat neljässä viikossa yhteisesti laadittuja ratkaisuehdotuksia yhdessä määritettyyn haasteeseen. Työskentelyn nopeus ja kehkeytyvyys, asynkronisen työskentelyn mahdollisuudet sekä yhteistyöalusta erottavat FET-työskentelyn muista vastaavista toimintatavoista, kuten crowdsourcingista, hackatoneista ja niin sanotuista Agile-menetelmistä. Väliaikaisista FET-verkostoista on myös muodostunut asiantuntijayhteisöjä, jotka ovat jatkaneet tiedon jakamista ja yhteydenpitoa vielä tehtävän työstämisen jälkeenkin.
Teknologiavälitteisen yhteistyön onnistuminen vaatii, että siihen osallistuvat ihmiset sekä teknologia, jota hyödynnetään, tarjoavat toiminnalle suotuisat edellytykset. FET-toteutuksissa on hyödynnetty yhteistyöalustaa, joka yhdistää erilaisia teknologisia toimintapotentiaaleja toiminnoissaan ja tarjoaa myös upotusmahdollisuuden. Ryhmät on koottu eri organisaatioista tulevista eri alojen asiantuntijoista. He osallistuvat FET-työskentelyyn omista lähtökohdistaan, tuoden mukanaan tarvittavan osaamisen lisäksi myös myönteisen asennoitumisen, mikä osaltaan tukee onnistunutta yhteiskehittämistä.
FET-mallia hyödyntäneet aloitteet, joita tähän mennessä olemme tutkineet, ovat onnistuneet niin verkostoyhteistyön osallistujien kyvykkyyksien ja asenteiden kuin soveltuvan teknologian ansiosta. Haastatteluissa osallistujat toivat esiin muun muassa asynkronisen työn mahdollisuuden tärkeänä lähtökohtana sille, että työskentely oli mahdollista toteuttaa joustavasti sille rajatussa ajassa. Osallistujia motivoi työskentelyyn oman osaamispääoman kerryttäminen ja verkostoituminen ja kokemus merkityksellisen tehtävän ratkaisemisesta.